Raporty w Mint Service Desk – kompleksowy przewodnik po sprytnym zarządzaniu danymi IT
Co można raportować z Mint Service Desk?
- Zgłoszenia: statusy, kolejki, typy, przypisani agenci, priorytety, daty utworzenia i aktualizacji itd.
- Zasoby: sprzęt, licencje, lokalizacje, kategorie.
- Umowy i SLA: które są aktywne, gdzie zapisane są parametry SLA i jak wygląda realizacja w danym okresie.
- Eksport do CSV/XLSX i automatyczna wysyłka e-mail.
- Historia wygenerowanych raportów – możliwość powrotu i porównywania danych w czasie.
Typy raportów w Mint Service Desk (i przykłady zastosowania)
Zgłoszenia
Na potrzeby codziennej pracy operacyjnej:
- Ile zgłoszeń czeka w każdej kolejce?
- Które typy zgłoszeń powtarzają się najczęściej?
- Jak rozkłada się obciążenie agentów?
Przykład: W poniedziałek rano sprawdzasz liczbę otwartych zgłoszeń o priorytecie „High” per kolejka, by ustalić podział pracy w zespole.
Zasoby
Dla porządku w sprzęcie i licencjach:
- Które urządzenia wymagają przeglądu lub wymiany?
- Jakie licencje wygasają w najbliższym kwartale?
- W jakiej lokalizacji znajduje się najwięcej komputerów?
Przykład: Kwartalny raport o sprzęcie starszym niż 4 lata – baza do planowania wymiany i budżetu.
Umowy (Contracts, SLA)
Dla spokoju w obsłudze klientów B2B:
- Które umowy są aktywne?
- Gdzie zbliża się odnowienie?
- Jak wygląda realizacja SLA?
Przykład: Miesięczny raport SLA dla klienta – podstawa do rozmowy o priorytetach i planach.
Raporty SQL (zaawansowane)
Gdy potrzebujesz raportów szytych na miarę:
- Dla konkretnych klientów, usług lub atrybutów.
- Aby dopasować się do wewnętrznych standardów raportowania.
Filtry — od szumu do jasnej odpowiedzi
Dobrze ustawione filtry decydują, czy dostajesz listę „do kliknięcia” czy gotową odpowiedź.
W Mint filtrujesz m.in. po:
- zakresie dat,
- statusie („Open”, „In Progress”),
- kolejce i typie zgłoszenia,
- przypisanym agencie lub grupie,
- polach własnych (custom fields).
Tip: najpierw zadaj pytanie biznesowe (np. „Czy musimy wzmocnić kolejkę A w tym tygodniu?”), potem dobierz filtry i kolumny.
Widoczność i bezpieczeństwo — kto widzi co (i dlaczego)
Nie każdy musi widzieć wszystko. Mint obsługuje 3 poziomy widoczności:
- Prywatne — widzi tylko autor.
- Współdzielone — wybrane osoby, zespoły lub role.
- Publiczne — widoczne dla wszystkich użytkowników systemu.
Dlaczego to ważne?
- Mniej szumu informacyjnego.
- Niższe ryzyko przypadkowego ujawnienia danych.
- Większa odpowiedzialność — wiadomo, kto co widzi i dlaczego.
Historia generowania raportów
Każde wygenerowanie raportu jest zapisywane w systemie:
- Możesz wracać do poprzednich wyników (np. porównać marzec z lutym).
- Nie musisz za każdym razem ustawiać raportu od zera.
- Możesz analizować trendy miesiąc do miesiąca.
To nie jest timeline każdej zmiany, a raczej praktyczny log wygenerowanych zestawień z datą i parametrami.
Scheduler – raporty, które „przychodzą same”
Scheduler ustawia raporty na autopilocie:
- ustawiasz częstotliwość (np. co poniedziałek 08:00),
- wskazujesz odbiorców (e-mail),
- Mint generuje i wysyła raport samodzielnie.
Typowe rytmy pracy:
- Tygodniowo – poniedziałkowy przegląd kolejek i obciążenia.
- Miesięcznie – SLA dla klienta, koszty, zasoby do planowania.
- Kwartalnie – audyt licencji, przegląd infrastruktury.
Efekt: mniej pracy ręcznej, większa przewidywalność i punktualność danych.
Jak zorganizować raportowanie – krok po kroku
- Nazewnictwo i standardy: np. Tygodniowy_Tickets_ZespółA
- Szablony filtrów: szybki dostęp do najczęstszych pytań.
- Podział ról: kto tworzy, kto zatwierdza, kto odbiera.
- Polityka widoczności: domyślnie prywatne, publiczne tylko dla bezpiecznych zestawień.
- Harmonogramy: unikaj dublowania raportów do tej samej grupy.
- Przegląd: co kwartał wyczyść i zaktualizuj nieużywane raporty.
Dobre praktyki
- Zacznij od 3–4 kluczowych raportów (kolejki, SLA, zgłoszenia „High”, zasoby).
- Opisz raport jednym zdaniem („Do planowania zmian w zespole A”).
- Używaj tylko tych kolumn, które wnoszą wartość.
- Łącz dystrybucję „push” (e-mail) i „pull” (w systemie do pobrania).
- Eksport to pomost do BI, nie cel sam w sobie.
Czego unikać
- Raport „dla wszystkich” = dla nikogo.
- Przeładowanie szczegółami — lepiej 8 niż 28 kolumn.
- Dublowanie harmonogramów.
- Brak przeglądów i czyszczenia nieużywanych raportów.
Dane mają znaczenie
Nawet najlepsze narzędzie nie naprawi złych danych wejściowych. Dlatego:
- trzymaj spójne nazwy kolejek, typów i statusów,
- ogranicz użycie „inne” – to czarna dziura analityki,
- edukuj zespół – jasne definicje = lepsze oznaczenia zgłoszeń,
- używaj custom fields z umiarem.
Raporty jako element współpracy
Raporty trafiają do różnych odbiorców:
- Zarząd – snapshot działań operacyjnych.
- Finanse – rozliczenia kontraktów.
- HR – obciążenie i potrzeby szkoleniowe.
- Security – dane do audytów.
Gdy wiesz, kto co czyta i po co, łatwiej dobrać treść, rytm i format.
Raporty SQL – gdy standard to za mało
Własne zapytania SQL umożliwiają:
- łączenie nietypowych pól,
- raporty do audytów,
- dopasowanie danych do narzędzi BI.
Wskazówki:
- Wersjonuj zapytania (komentarze, daty),
- Dokumentuj kolumny (słownik danych),
- Przemyśl widoczność – kto ma dostęp do czego.
Moduł raportów Mint Service Desk został zaprojektowany tak, by nie przeszkadzać i nie komplikować. Masz:
- aktualne dane z systemu,
- dobre filtry,
- sensowne poziomy widoczności,
- historię wygenerowanych raportów,
- Scheduler, który robi to za Ciebie.
Efekt?
Mniej zgadywania, więcej przewidywalności. Mniej klików, więcej decyzji.
Pracuj mądrzej. Decyduj szybciej. Miej kontrolę — z Mint Service Desk.
