Spotkajmy się na SITS

The Service Desk & IT Support Show

Będziemy z Wami w ExCel London w terminie 11-12 Maja 2022 roku.

Zostaw swój e-mail, jeżeli chcesz otrzymywać od nas informacje na temat promocji, zmian w aplikacji lub nadchodzących wydarzeń.

Udostępnienie adres e-mail oznacza zgodę na otrzymywanie od OPGK Rzeszów S.A. informacji handlowych na wskazany adres elektroniczny. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, jednak wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Administratorem danych osobowych, przetwarzanych w związku z zapisaniem się do usługi Newsletter jest OPGK Rzeszów S.A. z siedzibą w Rzeszowie. Dane osobowe przetwarzane będą w celu przesyłania Newslettera. Poza wycofaniem zgody na przetwarzanie danych osobowych, przysługuje Ci prawo do dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, przenoszenia, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Pełną treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w związku z korzystaniem z usługi Newsletter znajdziesz w załączniku nr 1 do Regulaminu.

Nie, dziękuję.
Dziękujemy! Od teraz subskrybujesz Mint Service Desk.
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Główna
Funkcjonalność
Zarządzanie zgłoszeniamiZarządzanie zasobamiZarządzanie reklamacjamiZarządzanie dystrybucjąZarządzanie usługamiZarządzanie kontraktamiZatwierdzanie zgłoszeń
OfertaDemoBlogKontakt
Opublikowano: 
10.2.2025 9:08

Za dużo e-maili, za mało czasu? Jak przestać sortować e-maile i zacząć efektywnie zarządzać zgłoszeniami

E-mail to potężne narzędzie komunikacyjne, ale w przypadku obsługi klienta szybko zamienia się w chaos. Każdego dnia zespoły wsparcia ręcznie sortują wiadomości, tworzą foldery typu „Pilne”, „Oczekujące” czy „W toku” i mimo to wciąż mają problem ze śledzeniem, które sprawy zostały rozwiązane, a które utknęły bez odpowiedzi.

Jeśli codziennie toniesz w przepełnionej skrzynce odbiorczej i spędzasz więcej czasu na organizowaniu wiadomości niż na realnym wsparciu klientów, czas na zmianę. Mint Service Desk eliminuje ręczne sortowanie e-maili i przekształca je w zorganizowane, przejrzyste zgłoszenia.

Problem z obsługą klienta przez e-mail

1. Ręczne sortowanie zajmuje zbyt dużo czasu

Zespoły wsparcia często tworzą własne systemy organizacji skrzynki – oznaczają wiadomości, przenoszą je do folderów i ręcznie śledzą postęp spraw. Niestety nawet najlepszy system nie zapobiegnie gubieniu się ważnych e-maili.

Na pewno znasz te sytuacje:

  • Klient wysyła ponowne zapytanie, ale jego pierwotna wiadomość ginie w natłoku nowych maili.
  • Ważne zgłoszenia „utykają” w folderze „Oczekujące”, bo nikt ich nie monitoruje.
  • Agenci marnują czas na ręczne przekazywanie e-maili do właściwych osób.

Efekt? Zamiast rozwiązywać problemy klientów, przesuwasz, oznaczasz i sortujesz.

‍2. Brak struktury powoduje zagubione zgłoszenia

‍Foldery to nie to samo co proces zarządzania zgłoszeniami. E-maile nie mają statusów, nie informują o priorytetach i nie śledzą postępu spraw.

W przeciwieństwie do systemu zgłoszeniowego e-maile nie oferują automatycznej eskalacji, przypisań ani jasnych terminów realizacji. To oznacza, że ważne zapytania mogą zostać przeoczone, bo nie ma mechanizmu, który zapewniłby ich odpowiednią obsługę.

‍3. Brak przejrzystości i współpracy

‍E-maile są osobiste – trafiają do indywidualnych skrzynek, co utrudnia współpracę. Jeśli agent jest nieobecny, jego e-maile pozostają bez odpowiedzi. Jeśli ktoś opuszcza firmę, historia zgłoszeń znika wraz z jego skrzynką.

Bez scentralizowanego systemu zespoły nie wiedzą, kto nad czym pracuje, co prowadzi do duplikowania zadań, opóźnień i frustracji klientów.

‍Rozwiązanie: Koniec z sortowaniem, czas na zarządzanie

Z e-maili do zgłoszeń – automatycznie

‍Dzięki Mint Service Desk nie potrzebujesz folderów – masz automatyczny system zgłoszeniowy.

‍Każdy e-mail jest natychmiast:
✅ Przekształcany w zgłoszenie.
✅ Przypisywany do odpowiedniego zespołu.
✅ Kategoryzowany według ustalonych reguł.

To oznacza koniec ręcznego sortowania, kopiowania treści i przekazywania zgłoszeń. Zamiast zarządzać skrzynką odbiorczą, masz przejrzysty system obsługi zgłoszeń.

‍Dlaczego automatyzacja zgłoszeń zmienia wszystko?

‍📩 Automatyczne przypisywanie – wiadomości trafiają do właściwego zespołu natychmiast.
🔄 Statusy zgłoszeń – każde zgłoszenie przechodzi przez ustalony proces, więc zawsze wiesz, na jakim jest etapie.
📊 Pełna przejrzystość – żadna sprawa nie ginie, a Ty możesz monitorować każdy etap obsługi.
💡 Mniej klikania, więcej realnej obsługi klienta – Twój zespół skupia się na rozwiązaniach, a nie na porządkowaniu e-maili.

‍Jak to działa? Mint Service Desk w praktyce

1. E-maile stają się zgłoszeniami w kilka sekund

‍Zamiast ręcznie przenosić e-maile do folderów, Mint Service Desk automatycznie przekształca je w zgłoszenia. System analizuje treść wiadomości, przypisuje priorytet i wysyła je do właściwej kolejki.

Przykładowo, jeśli klient zgłasza problem z fakturą, system automatycznie przekieruje zgłoszenie do działu finansowego. Jeśli to awaria techniczna, trafi do zespołu IT.

‍Bez ręcznej ingerencji.

2. Każde zgłoszenie ma status

‍W klasycznej skrzynce e-mailowej musisz pamiętać, które wiadomości są w trakcie realizacji, a które czekają na odpowiedź. Ale to nieskuteczne – łatwo zapomnieć o zgłoszeniu lub zostawić je w folderze „Oczekujące” na długie tygodnie.

W Mint Service Desk każde zgłoszenie ma automatycznie aktualizowany status:

  • Nowe – czeka na przypisanie.
  • W realizacji – agent pracuje nad rozwiązaniem.
  • Oczekujące – wymagana dodatkowa informacja.
  • Zamknięte – sprawa rozwiązana.

Nie musisz się zastanawiać – system pokazuje, na jakim etapie jest każde zgłoszenie.

‍3. Koniec z zagubionymi zgłoszeniami

‍Ponieważ każde zgłoszenie jest przypisane do kolejki, nic nie ginie w czyjejś skrzynce e-mailowej. Jeśli agent jest niedostępny, zgłoszenie wciąż jest w systemie i może zostać przekazane dalej. Jeśli sprawa wymaga eskalacji, system automatycznie wysyła powiadomienia i przypomnienia.

Efekt? Zespół ma pełną kontrolę nad każdym zgłoszeniem, a klienci otrzymują sprawniejszą i szybszą obsługę.

Różnica jest oczywista: mniej czasu na obsługę e-maili, więcej czasu na realne wsparcie klientów.

Dlaczego to jest ważne dla Twojej firmy?

‍✅ Szybsze odpowiedzi – zgłoszenia trafiają do właściwego zespołu natychmiast.
✅ Mniej pracy, większa wydajność – agenci nie marnują czasu na porządkowanie e-maili.
✅ Lepsze doświadczenie klienta – brak zagubionych zgłoszeń, większa przejrzystość.
✅ Skalowalność – ręczne zarządzanie e-mailami nie rośnie wraz z firmą, automatyzacja tak.

‍Zmień sposób obsługi zgłoszeń już dziś

‍Obsługa klienta to rozwiązywanie problemów, nie zarządzanie skrzynką e-mailową.

‍Dzięki Mint Service Desk możesz zapomnieć o ręcznym sortowaniu, automatycznie tworzyć zgłoszenia i usprawnić całą obsługę.

❌ Koniec z przeszukiwaniem e-maili.
❌ Koniec z zapomnianymi zgłoszeniami.
❌ Koniec z marnowaniem czasu.‍

🚀 Wypróbuj Mint Service Desk za darmo przez 7 dni i zobacz różnicę.

Tagi:
No items found.
WYRÓŻNIONE WPISY
Service Desk
Szukasz alternatywy dla OTRS? Poznaj Mint Service Desk — nowoczesne rozwiązanie gotowe na migrację!
Automatyzacja
Za dużo e-maili, za mało czasu? Jak przestać sortować e-maile i zacząć efektywnie zarządzać zgłoszeniami
ITSM
9 największych korzyści z oprogramowania do wsparcia Klienta
Service Desk
Zarządzanie incydentami a Service Desk: Jaka jest różnica?
ITSM
Co to jest XLA? (Experience Level Agreement)
Wersje
Mint Service Desk 3.3.2
ITSM
Jakie są korzyści finansowe z inwestycji w system zarządzania reklamacjami zgodny z ITSM?
TagI
AI
Free service desk
Gagets
ITIL
ITSM
Mint Service Desk
Travel
Use cases
Web Design
artificial intelligence
asset management
automation
business-intelligence
customer
excel london
iPhone
knowledge base
knowledge-management
news
problem management
reporting
service desk
service management
sits
tasks
tradeshow
web summit
zarzadzanie zasobami
zarzadzanie zgloszeniami
zarzadzanie zmiana
ŚLEDŹ NAS
Logo Twitter

Service Desk nowej generacji.

Nawigacja
CennikO NasBlogBaza wiedzy
Wsparcie i usługi
Zamów prezentacjęPolityka prywatnościRegulamin usługi NewsletteraEULA
Funkcjonalność
Zarządzanie zgłoszeniamiZarządzanie zasobamiMint Service Desk Cloud
Producent
OPGK Rzeszów S.A.
Geodetów 1
35-328 Rzeszów,
Polska
Kontakt
604 271 542604 270 929sales@mintsd.com
© Mint Service Desk 2025